eDiscovery（イーディスカバリー）
eDiscovery（イーディスカバリー）とは、「Electronic Discovery（電子情報開示）」の略で、法的な訴訟や調査、監査などが発生した際に、企業が保有する電子データ（メール、ファイル、チャット履歴など）の中から、関連性の高い情報を収集し、開示するプロセス全体を指します。
特に米国における民事訴訟では、相手方当事者に対し、関連する電子データを積極的に開示することが法的に義務付けられており、日本企業が米国で訴訟に関わる場合もこの制度の対象となります。
例えるなら、裁判のために過去の記録をすべて調べ上げる作業のうち、デジタルデータに関する部分がeDiscoveryです。紙の書類を探し出すだけでなく、パソコンの中の文書、メールのやり取り、チャットの会話履歴など、あらゆる電子的な証拠を特定し、保全し、審査し、開示する複雑なプロセスです。
Google WorkspaceにおけるeDiscovery
Google Workspaceでは、主に「Google Vault（グーグル ボールト）」というサービスがeDiscoveryの核となる機能を提供します。Google Vaultは、Google WorkspaceのBusiness PlusまたはEnterpriseエディションに含まれており、以下の機能を通じてeDiscoveryプロセスを支援します。
- データ保持（Retention）:
- 企業内の特定のデータ（Gmail、Googleドライブのファイル、Google Chatの履歴など）を、設定された期間にわたって自動的に保存・アーカイブします。これにより、誤って削除されたり、期間が経過して自動的に削除されたりするのを防ぎます。
- 訴訟ホールド（Legal Hold / Litigation Hold）:
- 訴訟や調査が開始された際に、特定のユーザーやデータに対して「訴訟ホールド」を設定できます。これにより、通常のデータ保持ポリシーとは関係なく、そのデータが永久に削除されないように保護され、法的証拠として保全されます。
- 検索と抽出（Search and Export）:
- Google Workspaceに保存された膨大なデータの中から、キーワード、日付、ユーザー、ファイルの種類など、様々な条件を指定して、関連性の高い情報を効率的に検索できます。
- 検索で特定されたデータは、法的に有効な標準形式（例：GmailはMBOX形式）でエクスポートし、外部の弁護士や法務ツールに提供することができます。
- 監査ログ（Audit Log）:
- Vault内での検索、エクスポート、保持ルールの変更など、管理者によるすべての操作履歴が記録されます。これにより、eDiscoveryプロセスの透明性と信頼性が保証されます。
eDiscoveryの重要性
- コンプライアンスの遵守: 法的義務や規制への対応を可能にし、企業の信用失墜や罰則のリスクを回避します。
- コストと時間の削減: 膨大な電子データの中から手動で証拠を探す手間を省き、迅速かつ効率的に必要な情報を特定・収集することで、訴訟にかかる時間とコストを大幅に削減します。
- リスクマネジメント: 不正行為や情報漏洩が発生した場合の調査を支援し、原因究明や再発防止策の立案に役立ちます。
eDiscoveryは、現代のデジタル化されたビジネス環境において、企業が法的リスクを管理し、健全な事業運営を維持するために不可欠な機能となっています。