External Sharing（外部共有 / エクスターナル シェアリング）
Google Workspaceにおける「External Sharing（外部共有）」とは、Googleドライブに保存されているファイルやフォルダ、あるいはGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドなどのコンテンツを、組織外のユーザー（会社のGoogle Workspaceアカウントを持っていない人、またはGoogleアカウントを持っていない人）と共有することを指します。
例えるなら、社内資料を取引先やパートナー企業の担当者、あるいはフリーランスの協力者など、社外の人に見せたり、共同で作業したりするために、その情報へのアクセス権を付与する行為です。
外部共有の主な方法
Google Workspaceでは、いくつかの方法で外部共有が可能です。
- 特定の個人への共有: 共有したい相手のメールアドレスを直接指定して共有します。共有された相手は、そのGoogleアカウントでログインすることでファイルにアクセスできます。アクセス権は「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の中から選択できます。
- リンク共有（公開設定）: 共有したいファイルやフォルダへのリンクを作成し、そのリンクを知っている人なら誰でもアクセスできるように設定します。
- 「リンクを知っている全員」: Googleアカウントにログインしていなくてもアクセス可能。
- 「リンクを知っている全員（組織名）」: 組織内のユーザーがリンクを知っていればアクセス可能。外部共有の場合は「リンクを知っている全員」を選択します。 アクセス権は「閲覧者」「閲覧者（コメント可）」「編集者」の中から選択できます。この方法は手軽ですが、リンクが漏洩した場合に意図しないアクセスを許すリスクがあるため、機密性の低い情報に限定して利用すべきです。
外部共有のメリット
- 共同作業の効率化: 社外のパートナーや顧客と迅速に情報共有し、共同でプロジェクトを進めることができます。
- コミュニケーションの円滑化: メールの添付ファイルでやり取りするよりも、常に最新のファイルで共同作業ができるため、バージョン管理の手間が省け、認識のずれを防ぎます。
- 利便性: 相手がGoogleアカウントを持っていなくても、必要に応じてファイルにアクセスできるように設定できます。
外部共有の注意点と管理者の役割
外部共有は非常に便利な機能である一方で、情報漏洩のリスクを伴うため、適切な管理が不可欠です。
- セキュリティリスク: 機密情報が意図せず外部に流出する可能性があります。
- 管理の複雑さ: 共有設定が多岐にわたるため、誰が何にアクセスできるのかを管理するのが難しくなることがあります。
Google Workspaceの管理者は、Admin Console（管理者コンソール）から、外部共有に関する厳格な設定を行うことができます。
- 外部共有の制限: そもそも外部共有を許可しない、特定のドメインのみ許可する、特定ユーザーのみ許可するなど、細かく制御できます。
- DLP（Data Loss Prevention）との連携: 機密情報を含むファイルの外部共有をDLP機能で自動的にブロックすることも可能です。
- 監査ログ: 外部共有された履歴を監査ログで確認し、監視することができます。
安全かつ効率的な外部共有を実現するためには、従業員へのセキュリティ意識向上と、管理者による適切なポリシー設定と監視が重要です。