Intranet（イントラネット）
Intranet（イントラネット）とは、インターネットの技術（Webブラウザ、TCP/IP、HTTPなど）を応用して構築された、企業や組織内部でのみアクセス可能な情報ネットワークのことです。外部のインターネットからは遮断されており、その組織の従業員だけが利用できる、セキュアな情報共有およびコミュニケーション基盤として機能します。
例えるなら、外部の人には見せない、会社専用の「情報センター」や「掲示板」のようなものです。そこにアクセスできるのは社内の人間だけで、会社のルールや情報、共有資料などがまとめられています。
イントラネットの主な目的と役割
イントラネットは、企業内の情報共有とコミュニケーションを効率化し、従業員の生産性を向上させるために導入されます。主な役割は以下の通りです。
- 情報共有とアクセス性の向上:
- 社内規定、マニュアル、業務手順書、福利厚生情報、組織図、連絡先リストなどを一元的に公開し、従業員が必要な情報にいつでもアクセスできるようにします。
- 経営層からのメッセージや社内ニュース、イベント告知などを掲載する「社内ポータルサイト」として機能します。
- 共同作業の促進:
- プロジェクトチーム向けの専用スペースを提供し、関連資料の共有、進捗管理、議論の場などを設けることで、共同作業を効率化します。
- 業務プロセスの効率化:
- 各種申請書式のダウンロード、ワークフローシステムの利用、勤怠管理システムへのアクセスなど、日常業務に必要なシステムへの入り口として機能します。
- コミュニケーションの活性化:
- 社内掲示板、Q&Aフォーラム、社員紹介ページなどを通じて、従業員間のコミュニケーションを促進し、一体感を醸成します。
Google Workspaceにおけるイントラネットの構築
Google Workspaceのサービスを活用することで、低コストかつ効率的にセキュアなイントラネットを構築・運用することが可能です。特に以下のツールがその中心となります。
- Google サイト（Google Sites）: プログラミング知識がなくても、ドラッグ＆ドロップで簡単に社内ポータルサイトや部署ごとの情報サイトを作成できます。Googleドライブ上のドキュメントやスプレッドシート、カレンダーなどを直接埋め込むことができ、情報集約のハブとなります。
- Google ドライブ（Google Drive）/ 共有ドライブ（Shared Drives）: 社内共有ファイルサーバーの代わりとなり、各種ドキュメント、マニュアル、画像などを安全に保存・共有します。アクセス権限管理も容易です。
- Google Chat（Google Chat）/ Google グループ（Google Groups）: チーム間のリアルタイムコミュニケーションや、メーリングリスト、情報交換の場を提供します。
- Google Cloud Search（Google Cloud Search）: イントラネット上に散らばる情報だけでなく、Google Workspace全体や他の連携システムの情報まで横断的に検索できるため、必要な情報を素早く見つけられます。
Google Workspaceを活用したイントラネットは、クラウドベースであるため、デバイスや場所に縛られず、従業員がいつでもどこでも情報にアクセスできるという大きなメリットがあります。これにより、多様な働き方をサポートし、組織全体の生産性向上に貢献します。