Group (グループ)

Group (グループ)

Google Workspaceにおける「グループ」とは、複数のユーザーアカウントをひとまとめにしたものを指します。これにより、個々のユーザーにバラバラに設定する手間を省き、効率的に情報共有やアクセス権限の管理を行うことができます。

例えるなら、会社で「営業部」「広報部」「プロジェクトXチーム」といった部署や役割ごとに「名簿」を作成し、その名簿に対してまとめて連絡事項を伝えたり、共有フォルダへの入室許可を出したりするようなものです。

グループの主な用途とメリット

Google Workspaceのグループは、主に以下の目的で活用されます。

1. メーリングリスト（メールグループ）:
   
   • グループ宛のメールアドレス（例：sales@yourcompany.com）を作成し、そのメールアドレスに送られたメールを、グループに所属する全員が受信するように設定できます。
   • これにより、個別に全員のメールアドレスを入力する手間が省け、情報伝達の漏れを防ぎます。社内外への一斉連絡、部署間の情報共有などに便利です。
     
2. 共有ドライブのアクセス権管理:
   
   • 共有ドライブやGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドなどの共有ファイルやフォルダに、グループ単位でアクセス権（閲覧者、コメント可、編集者など）を設定できます。
   • 新しいメンバーがチームに加わった際も、そのメンバーをグループに追加するだけで、必要なファイルへのアクセス権が自動的に付与されるため、管理が非常に効率的になります。
     
3. Google カレンダーのイベント招待:
   
   • グループのメールアドレスを使って、会議やイベントの招待をグループメンバー全員に一括で送信できます。出欠管理も容易になります。
     
4. Google Chatのスペース（チャットルーム）管理:
   
   • グループに所属するメンバー全員を、特定のGoogle Chatスペースに一括で招待したり、管理したりすることができます。
     
5. セキュリティと管理の簡素化:
   
   • アクセス権限を個人ではなくグループで管理することで、情報漏洩のリスクを減らし、セキュリティポリシーの適用を簡素化できます。
   • 管理者（Admin Console）は、ユーザーの追加・削除、部署異動などがあった際に、グループのメンバーシップを変更するだけで済み、管理工数を大幅に削減できます。
     
     

グループの種類

Google Workspaceでは、主に「Google グループ」というサービスを通じてグループを作成・管理します。管理者はAdmin Consoleからグループを作成し、メンバーを追加・削除することができます。また、一般のユーザーも、設定によっては自分でグループを作成し、利用することも可能です。

グループは、組織内の情報共有、共同作業、システム管理の効率化を図る上で、Google Workspaceを最大限に活用するための非常に基本的な、かつ強力な機能です。

関連リンク

• Google グループの概要 – Google Workspace 管理者 ヘルプ
• グループを作成する – Google Workspace 管理者 ヘルプ
• Google Workspaceのグループとは？Googleグループとの違いや活用事例を解説！ – TSクラウド