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Shared Drive（共有ドライブ）とは、Google WorkspaceのGoogleドライブ内に設けられた、チームや組織全体でファイルを共同で所有し、管理するための特別なストレージ領域です。以前は「チームドライブ（Team Drives）」という名称でした。
例えるなら、部署やプロジェクトチームごとに「共同の書庫」や「デジタルな共有キャビネット」を設け、そこに保管されたファイルは、特定の個人ではなく「チーム全体」の持ち物になるようなものです。
- 組織によるファイルの所有:
- 共有ドライブに保存されたファイルは、個々のユーザーのGoogleドライブ（マイドライブ）とは異なり、個人の所有ではなく、共有ドライブ自体、つまり組織の所有物として扱われます。
- これが最大のメリットで、ファイルをアップロードしたユーザーが退職したり、組織から離れたりしても、そのファイルは共有ドライブに残り続け、アクセス権を持つ他のメンバーが引き続き利用できます。データの消失や引き継ぎ漏れの心配がありません。
- シンプルなアクセス権管理:
- 共有ドライブ全体のアクセス権限を設定することで、その中のすべてのファイルとフォルダに同じ権限が適用されます。
- 新しいメンバーがチームに加わった場合、そのメンバーを共有ドライブに追加するだけで、必要なすべてのファイルにアクセスできるようになります。個々のファイルやフォルダにアクセス権を付与する手間が省け、管理が非常に効率的になります。
- 共同作業の促進:
- 共有ドライブ内のGoogleドキュメント、スプレッドシート、スライドなどは、複数人でのリアルタイム共同編集が可能です。
- チームメンバー全員が常に最新のファイルにアクセスできるため、情報の認識のずれを防ぎ、共同作業を円滑に進められます。
- 整理と検索のしやすさ:
- プロジェクトごと、部署ごと、トピックごとに共有ドライブを作成し、ファイルを体系的に整理できます。
- Googleドライブの強力な検索機能により、共有ドライブ内のファイルも簡単に探し出すことができます。
- 部署ごとのファイル共有: 営業部、開発部、総務部など、部署内の共通資料、マニュアル、テンプレートなどを一元管理。
- プロジェクトの管理: 特定のプロジェクトに関する全てのドキュメント、計画書、進捗報告、成果物などを集約。
- イベントの準備: イベントの企画書、参加者リスト、広報資料などをチームで共同作成・管理。
- 全社向け情報共有: 社内規定、福利厚生情報、共通フォームなどを共有ドライブに置き、必要に応じてアクセスさせる。
Shared Driveは、チームや組織が安全かつ効率的に情報を共有し、共同作業を進めるために、Google Workspaceを最大限に活用する上で不可欠な機能です。特に、メンバーの入れ替わりが多いプロジェクトや、部署を横断した情報共有が必要な場合にその効果を発揮します。
