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Googleドキュメントやスプレッドシートで作ったファイルをテンプレートギャラリーに登録する方法
Googleのドキュメントやスプレッドシートを使っていて、組織やグループ内で共通で使用したいファイルがある時、そのファイルを原本として保管し、コピーをして使っているということはありませんか？いざファイルを作ろうという時に、原本の場所がどこだかわからなくなってしまい、探すのに時間を取られてしまった…ということはないでしょうか？。会社や学校などの組織でGoogle Workspaceを利用している場合、組織専用のテンプレートギャラリーに自作のファイルを登録することができます。これにより、組織内の誰もがテンプレートを簡単に見つけて利用できるようになり、業務の効率化につながります。今回は、自作のファイルをテンプレートギャラリーに登録する方法を解説します。
注意点
- 利用可能なプラン: この機能は、一部のGoogle Workspaceエディションでは利用できません。例えば、Business Starterプランではカスタムテンプレート機能は含まれていません。
※ 事前準備：管理コンソールで組織のカスタムテンプレートを有効化する
組織のテンプレートギャラリーにファイルを登録するには、予め管理者がカスタムテンプレートを有効にしておく必要があります。まずはその手順を紹介します。
１．特権管理者または「ドライブとドキュメント」の管理者権限を持つアカウントで、ファイルを共有したい組織のGoogleアカウントにログインします。
２．画面右上のドットメニューから『管理』を選びます（管理コンソール）
３．メニューから [アプリ] > [Google Workspace] > [ドライブとドキュメント] の順にクリックします。
４．[テンプレート] をクリックします。
５．[テンプレート ギャラリーの設定] をクリックし、「組織でカスタム テンプレートを有効にする」のチェックボックスにチェックを入れて「保存」をクリック。
６．ひとつ前の画面に戻り、「テンプレートギャラリーの送信設定」をクリックし、「公開」のチェックボックスにチェックを入れて「保存」をクリック。
これで、組織内のユーザーが独自のテンプレートを送信し、共有できるようになりました。手順６．の「テンプレートギャラリーの送信設定」の設定については、会社や組織の希望に応じて項目を選択してください。続いて、実際にテンプレートを登録する手順に進みます。
１．組織のテンプレートギャラリーに自作のファイルを登録する
１．ファイルのアプリのアイコンをクリックして、Googleドキュメントまたはスプレッドシートのホーム画面を開きます。
２．画面上部にある**「テンプレートギャラリー」をクリックします。
３．組織名のタブを選択し、「テンプレートを送信」をクリックします。
４．テンプレートにしたいファイルを選択し、カテゴリを選んで「送信」します。
これで、組織のテンプレートギャラリーにファイルが追加されます。
※テンプレートに登録したいファイルは、マイドライブ内に保存されていないと登録できません（共有ドライブに保存されているファイルは登録できません）。作成したファイルはテンプレート登録する前にマイドライブにあることを確認してください。
２登録したテンプレートを利用する
１．Googleドキュメントまたはスプレッドシートのホーム画面で「テンプレートギャラリー」を開きます。
２．組織名のタブをクリックし、使いたいテンプレートを選択します。
３．テンプレートのコピーが新しく作成され、すぐに編集を始められます。
まとめ
よく使う定型ファイルをテンプレートに登録しておくと、新規でファイルを作成するときにとても便利です。是非活用してみてください。
