Gmailには、メールのやり取りを効率化したり、情報を整理したりするのに役立つ便利な機能が多数搭載されています。
この記事ではGmailを使っていく上で便利な機能をご紹介します。
こちらの記事は「Gmail完全攻略！」シリーズの記事です。
初めてご覧になる方はこちらもチェックしてみて下さい。
目次
1.ラベル機能：メールをかんたんに整理
プロジェクトやトピックごとにメールを整理したいときは、ラベル機能が便利です。
ラベルは、メールにタグをつけるようなイメージで、後から簡単に検索することができます。
ラベルの付け方
①ラベル付けしたいメールにチェックを入れます。
②●が縦に3つ並んでいるボタンをクリックして「ラベルを付ける」を選択します。
今回は新しくラベルを作成するので、ラベルの名前を入力し、「新規作成」をクリックします。
ラベルが作成されました。
（ラベルの右の”1”は未読メールの数でメールの数ではありません。）
後ほど確認しますが、ラベルをクリックするとそのラベルを付けたメールの一覧を表示することができます。
作成したラベルを他のメールにも付けてみます。
やり方は「ラベルを付ける」までは先ほどと同様、その後作成済のラベルを選択して「適用」をクリックします。
ラベルをクリックすると、上記でラベルを付けた2通のメールが表示されました。
このようにメールが分けられるといざという時に探しやすくて便利です。
ラベルの活用例
仕事でもプライベートでも多くの宛先を管理することが多いと思います。
ここでは仕事とプライベート、それぞれの活用例を記載してみます。
＜仕事で＞
- 顧客別
- 部署別
- 案件別
＜プライベートで＞
- 家族
- 学校関係
- 習い事関係
- メルマガ
などなど。
カテゴリーごとはもちろん、重要度や期日ごとにラベルを作成するのもおすすめです。
よくやり取りを行う特定の相手ごとにラベルを作成するのもいいですね。
2.検索機能：目的のメールをスピーディーに見つける
大量のメールの中から、目的のメールを素早く見つけたいときは、検索機能が役立ちます。
検索方法
上部の検索バーに、探したいメールに含まれるキーワードを入力します。
検索は、送信者・受信者・件名・本文など、なんでもOK。曖昧な言葉から探すことが可能です。
また、複数のキーワードを組み合わせることもできます。
便利な検索テクニック
特定の相手のメールだけを検索したい場合は、「from:〇〇」のように条件を指定します。
特定の期間に受信したメールを検索したい場合は「after:20XX/XX/XX before:20XX/XX/XX」のように条件を指定します。
添付ファイルの種類で検索したい場合は、「has:attachment:(pdf OR docx)」のように指定します。
3.フィルタ機能：メールの自動化で時短を実現
特定の条件に合致するメールを自動的にフォルダに振り分けたり、ラベルを付けたりしたいときは、フィルタ機能が便利です。
フィルタの作成方法
右上の歯車アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」を選択します。
「フィルタとブロックされたアドレス」タブをクリックし、「新しいフィルタを作成」をクリックします。
送信者、受信者、件名、本文など、フィルタリング条件を設定し、「フィルタを作成」をクリックします。
※検索をクリックするとフィルタテストが行われ、この条件に該当するメールの一覧が表示されます。
確認後は画面左上の ←で戻ることができますが、今テストした内容は保存されていませんので、「新しいフィルタを作成」をクリックして改めて入力してください。
次に、該当メールに対する条件を設定します。
まずは作成したラベルに振り分けてほしいので、ラベルを付けるを設定します。
ここから新しいラベルを作成することもできます。「藤田陽菜」というラベルを作成します。
ラベルの作成と設定が出来ました。
条件は複数選択が可能のようです。「スターを付ける」も設定することにしました。
条件の選択が終わったら、「フィルタを作成」をクリックします。
フィルタの設定が出来ました。
フィルタ名の右側には編集・削除ボタンがあり、いつでも編集や削除が可能です。
フィルタの活用例
ラベルと同様、仕事・プライベートそれぞれ活用できそうです。
自分の便利なフィルタを作成して、Gmailを便利に使ってみてください。
＜仕事で＞
- 顧客別
- 部署別
- 案件別
＜プライベートで＞
- 家族
- 学校関係
- 習い事関係
- メルマガ
4.キーボードショートカット：操作をもっとスピーディーに
マウスを使わずに、Gmailを操作したいときは、キーボードショートカットが便利です。
デフォルトでは以下のショートカットが設定されていますが、自分流にカスタマイズすることも可能です。
主なキーボードショートカット:
c: 新規作成
r: 返信
a: 全員に返信
f: 転送
e: アーカイブ
/:** 検索
j:** 前のスレッドへ移動
k:** 次のスレッドへ移動
z:** 受信トレイに戻る
キーボードショートカットの確認方法
右上の歯車アイコンをクリックし、「すべての設定を表示」を選択します。
「全般」から「キーボードショートカット」を探します。真ん中あたりまでスクロールすると見つかります。
「キーボードショートカット ON」にチェックを入れて下さい。
そのあと一番下までスクロールして「変更を保存」をクリックします。
これでキーボードショートカットが使えるようになりました。
キーボードショートカットをカスタマイズ
自分が使いやすく設定をし直したい！という方は詳細タブからカスタムキーボードショートカットを「有効にする」を選択し、「変更を保存」して下さい。
そうすると、新たにキーボードショートカットタブが出現し、ここから変更することができます。
変更後は必ず変更を保存しましょう。
まとめ
今回はGmail便利編ということで、効率アップを目指せる便利な機能をご紹介しました。
Gmailには今回ご紹介した機能以外にも、便利な機能がまだまだたくさんあります。
次回は応用編でスヌーズやタスクなど知ると便利な機能をご紹介します。
