「自社で開発したAppSheetの業務アプリを、外部の協力会社や業務委託メンバーにも使ってもらいたい」
進捗報告やデータの入力などを外部メンバーにもアプリで行ってもらえれば、メールやExcelのやり取りが少なくなり、業務効率はアップします。
しかし、社外の人にアプリを使ってもらうには「ライセンスの壁」と「コスト」の問題がどうしてもついて回ります。「私も初めて外部メンバーと連携しようとした際、『えっ、全員分ライセンスを買い足すの！？』と予算の壁に頭を抱えました。今回は、具体的な料金や仕組み、そして「多くの人が勘違いしやすいライセンスの落とし穴」をわかりやすく解説します！
目次
外部ユーザーにAppSheetを使わせる時の「コストの壁」
AppSheetで作成したアプリを誰かに使ってもらう場合、社内・社外を問わず「アプリを使う人数分のライセンス」が必要になります。
例えば、社員によく使われている標準的な「AppSheet Core」プランを外部ユーザーにもそのまま適用しようとすると、以下のような問題が発生します。
- コストが単純に高い：
Coreプランは1ユーザーあたり月額1,500円前後（10ドル）かかります。外部スタッフが10人いれば、それだけで毎月約15,000円の出費になります。 - 「たまにしか使わない人」でも満額かかる：
「月に数回しかアプリを開かない外部スタッフ」に対しても、毎日使う社員と同じ丸々1ヶ月分の料金がかかってしまうため、非常にもったいない運用になってしまいます。
この「もったいない」を解決するために登場したのが、外部ユーザーの利用に最適なライセンス「AppSheet User Pass（ユーザーパス）」です。
納得の低コスト！「AppSheet User Pass」の具体的な料金
気になるAppSheet User Passの料金は以下の通り、通常の社員用ライセンスに比べて非常に安価に設定されています。
- 公式定価：1ライセンス（1パス）あたり 月額5ドル（$5）
- 国内販売価格の目安：月額 565円前後（税込）
社員用のCoreプラン（月額10ドル / 約1,500円）と比較すると、約半額〜3分の1のコストで運用が可能です！これなら、外部の協力会社メンバーにも格段に案内しやすくなりますよね。
⚠️ 料金に関するご注意
※上記の日本円価格はGoogleの基準レートに基づいた目安です。ご契約形態（年間契約の有無）、為替レートの変動によって実際の提供価格は多少前後する場合があります。
【よくある誤解】相手も「Google Workspace」ならタダで使える？
ここで、多くの管理者が契約前につまずく「最大の落とし穴！」
「AppSheetはGoogle Workspaceを利用していれば無料で使える」という話を聞いたことがある方も多いかもしれません。実際、自社の社員（自社ドメインのアカウント）であれば、主要プランにAppSheetのライセンスが標準で含まれているため追加料金はかかりません。
そこで「じゃあ、他社でGoogle Workspaceを契約している外部の人なら、相手もライセンスを持ってるんだから、うちのアプリをタダで使ってもらえるのでは？」と考えたくなりますよね。
残念ながら、答えは「いいえ」です。他社のライセンスを自社のアプリに持ち込むことはできません。
AppSheetには「アプリの利用料は、アプリの所有者（作った会社）が全員分まとめて支払う」という絶対的なルールがあります。そのため、相手がフリーのGmailユーザーであろうが、他社で高額なGoogle Workspaceを契約している人であろうが関係なく、自社側で「AppSheet User Pass」を用意する必要があるのです。
「外部の人のために、月額千数百円もする自社のGoogle Workspaceアカウントを新規発行してあげる必要はないけれど、自社側で利用人数分のUser Passを用意する必要がある」と覚えておきましょう。
【超重要！】「1パス」はどのように消費される？
User Passがこれほど安い理由は、その「数え方」にあります。 通常のライセンスは「1人あたり1つ」ですが、User Passは「1人 × 1つのアプリ ＝ 1パス」という数え方をします。
管理者が管理画面で「User Pass」をいくつか購入しておくと組織全体で共有する「ライセンスのプール（枠）」ができます。外部ユーザーがアプリにアクセスした瞬間、そのプールからパスが自動的に消費される仕組みです。
💡 具体的な消費パターンの例
自社で「10パス分」を契約している場合のイメージです。
- パターンA：外部スタッフ5人が、1つの「日報アプリ」を使う場合
5人 × 1アプリ ＝ 5パス消費（残り5パス利用可能） - パターンB：外部スタッフ1人が、「日報アプリ」と「在庫管理アプリ」の2つを使う場合
1人 × 2アプリ ＝ 2パス消費（残り8パス利用可能）
1人の外部スタッフが複数のアプリを使う場合はその分パスが必要になりますが、「特定の1つのアプリ（報告用など）をたくさんの外部メンバーに使わせたい！」というケースで、最大のコストパフォーマンスを発揮します。
外部ユーザーがアプリを使えるようになるまでの「3ステップ」
設定の手順も非常にシンプルで、管理者の手間はほとんどありません。
- ステップ①：管理画面から「User Pass」を契約する
Google管理コンソールの [お支払い] ＞ [購入またはアップグレード] から、アドオンとして「AppSheet User Pass」を必要なパス数分だけ購入します。 - ステップ②：アプリの開発者が外部ユーザーのアドレスを追加する
AppSheetの開発画面（エディタ）を開き、共有設定（Share）で外部ユーザーのメールアドレス（Gmailや、発行したゲストアドレスなど）を入力してアクセス権を付与します。 - ステップ③：外部ユーザーがアプリを開く（自動適用）
外部ユーザーにアプリのURLを共有します。ユーザーがそのリンクを開いてログインすれば、プールから自動でパスが適用され、すぐにアプリが使い始められます！
安全・低コストな社外連携へ！
自社開発したAppSheetアプリは、「AppSheet User Pass」を活用することで、外部のゲストユーザーとも「1ユーザー・1アプリ月額5ドル（国内では約565円）〜」という低コストで安全に共有することができます。
「業務委託スタッフからの報告をアプリ化して効率化したい」「まずは数人のパートナー企業でテスト運用してみたい」という企業にとって、これ以上ない最適な選択肢です。
User Passを賢く活用して、賢く社外連携をしてみてください。